分隔法|管理壓力與效率的心理策略_工作_格蘭特_任務

分隔法是心理學中的防禦機制，幫助人們避免認知失調。

對於職場中的我們來說，分隔法是管理公司需求和壓力的有效策略。

通過確定重要任務、分批處理、保護時間、繪制工作流和安排擔憂時間等五種策略，你可以保持高效和專注。

編者按

譯者 | Teresa

轉自 | 36Kr.com

題圖&插圖 | 源自unsplash.com

在心理學中，“分隔法”（compartmentalizing）是人們用來避免認知失調的一種防禦機制。

認知失調是指思想、情感或經歷相互衝突所產生的不舒服的感覺。

例如，如果你剛剛經歷了一次糟糕的失戀，那麽你可能會在家裡聽著情歌，邊喝酒邊哭。然而，在工作中，你會裝出一副勇敢的樣子，像往常一樣繼續工作。

分隔法可以幫助我們在不同的生活環境中駕馭不同的動力和情緒。

對於職場中的我們來說，分隔法是管理公司需求和壓力的有效策略。

前美國國家安全顧問和聯合國大使蘇珊-賴斯（Susan Rice）就有這樣的經驗。

賴斯解釋說，分隔法使她能夠處理一些世界上最緊迫的危機。

她在一次演講中說：

"這並沒有削弱我集中精力、正常工作的能力。”

與賴斯相比，我作為首席執行官的日常壓力就顯得微不足道了。

不過，領導一個團隊確實會帶來壓力和焦慮，而分隔法幫助我在領導團隊近二十年的時間裡沒有變得焦頭爛額。

以下是在工作中劃分心理界限的五種策略。

01. 確定最重要的任務並排定優先順序

劃分工作生活界限的第一步是確定自己最重要的任務。

與其追逐在待辦事項清單上勾選一個無關緊要的項目所帶來的多巴胺刺激，不如明確自己每天最重要的優先事項。

把每天最重要的任務寫在便簽上，貼在你工作時能看到的地方，讓牠時刻提醒你，要屏蔽掉一天中無窮無盡的干擾。

亞當-布萊恩特（Adam Bryant）建議員工保留一份戰略文件，以說明為什麽某項任務很重要。首先要回答以下問題：

1）目標、核心信息是什麽？

2）實現該目標所需的三個關鍵行動是什麽？

3）實現該目標需要克服的三大挑戰是什麽？

4）你如何衡量十二個月（或任何一個時間段）內的成功？

當你安排行程時，要將優先事項和戰略放在首位。

02. 分批處理工作

在這個世界上，每個人似乎都無時無刻不在忙碌。

你不禁要問，是什麽讓一些人實現了超常的工作效率？

沃頓商學院管理學教授兼作家亞當-格蘭特（Adam Grant）就是非凡工作效率的典型代表。

格蘭特與同為作家的卡爾-紐波特分享了自己的方法，而後者在《深度工作》一書中對此進行了描述。

格蘭特從多個層面對工作進行分批。

在宏觀層面上，他把教學工作安排在秋季，把研究工作安排在春季和夏季。

在微觀層面上，他將每週和每天的工作分批安排，交替使用開放時間和專注於深度工作的時間。

我也採用了類似的方法：

日常工作中那些並不特別鼓舞人心或有意義，但卻能保證業務運轉的工作（比如發票開具、數據處理、文件審核、抄寫、收件箱管理等重覆性、經常性、幾乎不涉及個人投入的任務）被我歸類為“繁忙工作”。

我會將這些項目集中在一起，並盡量實現自動化。

而團隊會議屬於另一種類型。

最後，是我最有意義的工作。

03. 嚴格保護自己的時間，不受打擾，深度工作

儘管格蘭特的工作效率取決於很多因素，但有一個點似乎是他工作方法的核心：

將艱苦但重要的智力工作分批安排到長時間、不間斷的工作中。

紐波特寫道，

"這種方法不僅強調了按類型安排任務的重要性，還強調了確保將不間斷的時間段用於處理最重要的工作的重要性。"

在日歷上為有意義、影響大的任務劃出時間段，堅決抵制分心和干擾。

格蘭特通過設置“不在辦公室”自動回復功能，將這一理念提升到了新的高度。

這一策略向同事們表明，他正在專注地工作，不應該被打擾。

同樣，我也使用自動日歷系統，讓員工可以實時查看我的空閑時間。

他們可以看到我的空閑時間或專注工作的時間，並據此計劃會議和面談。

這有助於我在需要的時候保持專注，更重要的是，在這樣的工作環境中，人們會相互尊重彼此對不間斷專注時間的需求。

04. 繪制工作流

繪制出每項任務的具體內容也很重要。

事實上，大多數任務都是工作流，涉及一系列相互關聯的步驟，最終導致特定的結果。

有些工作流程是線性的，比如刷牙。

你拿起牙刷，塗上牙膏，加水，刷牙，漱口，然後重覆。

但很多時候，任務會涉及各種依賴關係，比如同事的意見或不斷變化的結果，這些都會改變你的工作流程。

我們常常無法充分了解自己的工作流程以及每項任務需要多少時間。當一項任務的各個要素分散在一天的各個時間段時，分門別類就變得非常具有挑戰性。擠出時間不間斷地工作也變得不可能。

提前規劃好所有步驟，就能更有效地計劃日程。

掌握工作流程可以幫助你更準確地安排時間，找出流程中的缺陷，幫助你挽回被浪費的時間。

05. 安排壓力和擔憂的時間

你不能只是告訴焦慮的創業者不要有壓力。

壓力可能是創業者與生俱來的。

有時，牠是一種積極的力量，為我們提供動力，從而帶來創新。

但有時，壓力會消耗我們的精力，分散對必要和關鍵工作的注意力。

當工作壓力，甚至是工作之外的生活壓力變得不堪重負時，我就會採用與生活中幾乎所有其他事情相同的方法：將其添加到我的日歷中。

預留憂慮時間是一種有效的方法，讓自己有時間去感受正在經歷的一切，而不會讓牠吞噬你。

你還可以利用這半個小時左右的時間，找出焦慮的真正根源，並想出一些積極的措施來控制牠。

這樣做可以避免人類糾結和反芻的傾向。

我們可以將反芻時間整齊地包裝起來，防止牠破壞我們一整天的注意力。

通過安排專門的擔憂時間，你可以在面對壓力的同時，依然保持對注意力和精力的控制。

折磨我們的往往是想像，而不是真實 | 5個對抗壓力和焦慮的心理練習

職場上成功的人，壓力都很大嗎？| 關於效率的3個常見誤區